Переход на электронный кадровый документооборот: плюсы

0
193

Постоянная ответственность за обеспечение соответствия кадровым записям может быть одной из самых утомительных, но важных обязанностей для работодателя. Существует множество федеральных, государственных и местных законов и нормативных актов, касающихся управления кадровым делопроизводством, и работодатели могут столкнуться с штрафами или уголовной ответственностью, если записи не ведутся в соответствии с законом.

Из-за связанных сложностей и желания облегчить трудоемкое бремя ведения учета, все больше и больше работодателей задумываются о том, имеет ли смысл переход на электронное управление кадровым делопроизводством для их организации. Обратите внимание, сервис кадрового и корпоративного документооборота можно найти на сайте consent.comply.ru 

Положительные и отрицательные стороны внедрения электронной системы управления кадровым делопроизводством

Существует множество хорошо разработанных облачных систем управления кадровым делопроизводством, если работодатель не хочет или не имеет возможности разработать свою собственную систему. Какая бы программа ни использовалась, она имеет множество преимуществ, включая сокращение физического пространства для хранения и экономию времени, эффективность и доступность. Вот некоторые преимущества использования подобных систем:

  1. Экономия средств организации после предварительной настройки и внедрения системы.
  2. Обеспечение хранения в одной системе, что расширяет доступ к нескольким людям из многих мест по всему миру.
  3. Предоставьте себе более безопасный способ определения того, какие сотрудники могут иметь доступ к определенным записям.
  4. Отслеживайте документы в электронном виде, которые должны регулярно обновляться.
  5. Обеспечьте резервные копии документов, гарантируя меньшую вероятность потери или повреждения записей.
  6. Продемонстрируйте стремление к устойчивому развитию и рациональному управлению экономическими и экологическими ресурсами.

Существует также несколько негативных причин, которые могут заставить работодателя колебаться при принятии решения о переходе с физической системы ведения документации на безбумажную систему. Помимо постоянной возможности человеческой ошибки, которая существует в любой системе ведения учета, будь то бумажная или электронная, организация должна учитывать:

  1. Значительные первоначальные затраты на рабочую силу и оборудование при настройке и переходе на систему.
  2. Количество рабочих часов, необходимых для обучения сотрудников использованию системы.
  3. Риск для сотрудников и организации из-за потенциальных проблем нарушения безопасности, которые могут иметь юридические последствия.
  4. Юридические требования, связанные с электронным управлением кадровым делопроизводством.