Преимущества электронного архива «Этлас-Софт»

0
50

Традиционное хранилище документов во многих отношениях не соответствует требованиям, предъявляемым к хранению документов, особенно по сравнению с новыми технологиями. Современный офис располагает множеством высокотехнологичных возможностей, на которые можно положиться, одной из которых является система электронного архива.

Основные плюсы использования электронного архива от компании «Этлас-Софт»

Если ваша организация еще не перешла на новый формат, вы можете задаться вопросом, стоит ли использовать электронный архив. Вот некоторые из наиболее важных преимуществ, связанных с технологией:

  1. Улучшение сотрудничества. Электронное хранилище документов позволяет получить доступ к нужным документам в нужное время. С помощью системы легко назначать права на использование. Система также создаст точный журнал людей, которые обращались к данным, изменяли файлы, создавали или удаляли документы. При таком объеме информации и простоте доступа совместная работа становится намного проще. Цифровое решение позволяет осуществлять сотрудничество между различными подразделениями, офисами, расположенными в разных городах, и инвесторами, которые живут за рубежом. Важная информация будет доступна до тех пор, пока у людей есть доступ к Интернету и разрешение на доступ к данным.
  2. Более высокий уровень безопасности. Говоря о доступе к данным, несанкционированная деятельность становится намного сложнее, когда есть решение для хранения электронных документов от компании «Этлас-Софт». Цифровая система управления документами оснащена множеством функций безопасности. Шифрование файлов, различные уровни доступа и системы аутентификации — это лишь некоторые из характеристик, которые делают несанкционированный доступ практически невозможным. Достичь такого же уровня безопасности за счет использования бумажной системы будет невероятно сложно. Прослеживаемость отсутствует, а внедрение необходимых мер предосторожности является гораздо более дорогостоящей задачей.
  3. Высвобождение пространства и снижение затрат. Хотя кому-то это может показаться незначительным преимуществом, предприниматели и руководители организаций точно знают, сколько места займет традиционная система хранения документов. Электронное хранилище документов позволяет перепрофилировать целую комнату, которая в противном случае была бы предназначена для хранения документов. В качестве альтернативы компания может переехать в офис меньшего размера и сократить расходы на аренду.